Você já teve que realizar uma tarefa e precisou pedir ajuda? Ou num dia extremamente corrido, com muitos afazeres, pediu auxílio para que alguém te socorresse, dividindo as tarefas? Algumas vezes, quando dividimos com alguém nossas responsabilidades, conseguimos terminá-las mais rapidamente, e o resultado pode ser até melhor do que se você tivesse encarado tudo sozinho.
Na gestão de negócios isso também acontece: você precisa de “uma mãozinha” de vez em quando. O uso de ferramentas e técnicas que te auxiliem, facilitando a organização da rotina e das obrigações, torna o dia
mais produtivo.
Pensando nisso, vamos te apresentar algumas metodologias para gestão dos seus projetos e negócios. A gestão de projetos é a forma como você vai planejar e executar um projeto. Neste aspecto, são aplicadas técnicas, conhecimentos e habilidades que te encaminharão para o sucesso. Nesse todo estão inseridos o detalhamento do escopo, a montagem do cronograma, registro dos custos, orçamento, monitoramento dos riscos, organização dos recursos e outras ações que sejam essenciais à execução do projeto. E por haver tantas variáveis é que existem algumas metodologias.
Escolher uma delas é simples, é como seguir uma receita de bolo. O resultado será sempre um bolo muito gostoso, mas os passos, ingredientes, tempo de preparo e técnicas utilizadas podem variar.
Neste momento, você pode até nos perguntar: “e, afinal, como eu escolho a melhor receita?”
Nossa resposta é simples: depende. Depende, assim como na receita, daquilo que você tem à mão, das restrições do projeto, da sua timeline, das ferramentas e insumos que você tem acesso, depende, também, da sua equipe.
Você terá que ser capaz de administrar e executar o projeto com competência, atendendo todas as necessidades e exigências de qualidade das partes interessadas.
Agora, você nos faz a próxima pergunta: “Por que é importante que eu escolha uma metodologia de gestão de projetos?” Bem, porque você terá uma quantidade crescente de informação durante esse processo. Informações dos seus clientes, concorrentes e do próprio mercado.
Então, para conseguir se manter competitivo, é importante usar uma técnica que organize estas informações e que te auxilie a fazer a melhor gestão durante o processo.
O importante é você entender cada uma delas e escolher a que melhor se adapta à sua realidade:
– CPM: é um método clássico, criado em 1950. É uma ferramenta lógica e efetiva, usada há décadas no planejamento e gerenciamento de projetos. Seu objetivo é evitar atrasos e folgas. Também chamado de caminho crítico, é um diagrama linear, em que são representadas as tarefas de um
projeto, sequenciadas em uma linha temporal. Nele, é possível identificar a interdependência entre as atividades realizadas e leva em consideração o tempo para execução de cada uma.
Assim, é possível definir quais deverão ser as primeiras a serem realizadas e depois qual será a sequência para realização das tarefas seguintes. Assim, é possível determinar o menor tempo possível (ou sequência crítica) para que o projeto seja finalizado.
A desvantagem é que o CPM não considera a disponibilidade de recursos no planejamento.
– Agile Project Management: esta metodologia testa o próprio projeto à medida que ele avança. E vai se ajustando conforme a necessidade. É como trocar o pneu do carro com ele em movimento.
O planejamento começa com os clientes descrevendo como será o produto final, usos e benefícios, assim, você terá um entendimento das expectativas que deve atender. Depois de iniciado, o projeto passa pela
etapa de planejamento, execução e avaliação de tarefas (aquilo que pode mudar o resultado final).
A colaboração contínua é fundamental, entre a equipe e as partes interessadas para que toda decisão seja embasada em informações. É uma metodologia que se adapta melhor em projetos criativos, com objetivos
flexíveis e que sejam facilmente modificáveis, por isso mesmo fica difícil definir um cronograma e um orçamento. E as partes devem ter vontade de participar ativamente do projeto.
– Gerenciamento da realização de benefícios: é a redefinição do sucesso, não só porque se entrega o projeto a tempo e com sobra de recursos, mas também, se alcança o benefício desejado e definido lá no início do projeto. O seu projeto não é concluído com sucesso até que os benefícios desejados sejam alcançados. Essa abordagem garante que seus clientes percebam um valor real nos seus projetos, fornecendo resultados finais sobre os quais todos realmente se empenharam. Por este motivo, os
benefícios nem sempre são exatos, mensuráveis ou científicos, ou seja, muitas vezes, com esta metodologia, o resultado final acaba ficando meio nebuloso, sendo necessário pensar meticulosamente nos desenvolvimento de métricas efetivas para que haja uma mensuração real do seu projeto.
– CCPM (corrente crítica): esta metodologia evita atrasos causados por indisponibilidade de recursos, já que o cronograma é construído quando se identifica uma “cadeia crítica” de tarefas, para, logo em seguida, reservar recursos para que esta tarefa seja concluída. É a complementação da CPM, com um cronograma que pode até ser maior, mas com mais chances de prever prazos mais realistas.
As tarefas podem ser feitas de forma colaborativa, mas pode ser ineficaz em projetos de curto prazo, já que os planos da CCPM são criados em gaps de tempo ao longo da própria corrente crítica.
– Metodologia da cadeia de eventos (ECM): esta metodologia te ajuda a identificar e analisar os riscos potenciais à realização de um projeto. Com ferramentas como a Análise de Monte Carlo e Diagramas da Cadeia de Eventos é possível verificar quais (e de que forma) eventos externos podem afetar a realização do projeto e determinam qual a probabilidade de ocorrência de certos riscos.
Assim, os planos de projetos são mais realistas. Mas não se esqueça: as vezes eventos externos não são somente ameaças, podem ser oportunidades!
– Extreme Programming (XP): são usados ciclos de desenvolvimento curtos, lançamentos frequentes e colaboração constante dos clientes. A produtividade aqui é bem alta e esta abordagem funciona para
projetos complexos. As equipes podem mudar a ordem das tarefas, ou substituí-las, quando necessário.
O excesso de trabalho é evitado com uma colaboração eficaz, focada na simplicidade, trabalhando em um ritmo sustentável e sem exaustão. A força desta metodologia não está, de forma alguma, no processo em
si, mas na engenhosidade dos membros da equipe.
– Kanban: a prioridade aqui é manter um fluxo de trabalho contínuo e constante de entregas, mesmo que seja lento. São criadas representações visuais para o fluxo de trabalho, com quadro branco e post-its, assim
fica mais fácil descobrir os problemas ocorridos durante a realização das tarefas, evitando que o fluxo de trabalho seja bloqueado. Os post-its são movimentados conforme o status da tarefa muda.
É uma representação bastante gráfica do trabalho com um todo. Ele ajuda a equipe a entender onde o tempo está sendo gasto, assim, é possível uma melhoria de rendimento. Entretanto, variações nas demandas do cliente
podem tornar a técnica ineficaz, já que ele representa um fluxo estável na produção.
– Lean: entregar alto valor e com qualidade superior, mas com custo baixo e menos tempo. Assim é o Lean, aqui você analisa o seu projeto como um todo, dividindo em vários processos, identificando gargalos
e atrasos que podem ocorrer, trabalhando de forma antecipada para que não ocorram.
É uma técnica especialmente interessante se você quer diminuir seu orçamento, cumprir prazos e ter grandes resultados, mesmo com uma equipe enxuta. Mas, por isso mesmo, aqui as decisões devem ser tomadas de forma rápida, não dá para pensar por dias em qual rumo tomar.
– PRINCE: não, não é o cantor! Bem, você pode ouvi-lo enquanto executa o seu projeto! O nome vem da sigla em inglês: PRojects IN Controlled Environments, traduzindo, projetos em ambientes controlados. Esta
metodologia “pede” uma justificativa de negócio para que ele exista. O primeiro passo, então, é identificar uma necessidade clara, a quais clientes será direcionado, benefícios realistas e fazer uma avaliação de custo
completa.
Por ter uma extensa documentação envolvida, o PRINCE é útil em planejamento corporativo e rastreamento de desempenho. E esta é a sua maior falha: é de difícil adaptabilidade, já que existe um
grande esforço envolvido para se criar e manter a documentação necessária para o projeto.
– Modelo em cascata: o nome já diz tudo, é como um rio que segue o seu fluxo. Com metas e cronograma claramente definidos, as equipes trabalham em tarefas sequenciais, em que se completa uma
linha antes de passar para a próxima. Requer um planejamento rigoroso, o que pode resultar em prazos e orçamentos precisos. Mas é difícil se adaptar a mudanças no projeto, assim como modificar e corrigir
etapas anteriores, portanto, a equipe deve se antecipar aos problemas antes que afetem o fluxo do projeto.
– Brainstorm: é fundamental para os estágios iniciais de qualquer projeto, em especial para a fase de planejamento. Ele é usado para investigar e estimular a capacidade criativa de cada um dos membros da equipe engajada no projeto. É possível estimular a geração de ideias criativas e inovadoras de forma livre, motivando o time. Mas é preciso ter um líder bem definido, capaz de orientar e sequenciar as ideias, para que elas não fiquem soltas ou que a equipe se perca durante a reunião de brainstorm.
– Canvas: é a representação de um modelo de negócio em um quadro. É prático, rápido e de fácil compreensão da relação entre os pontos-chave de um projeto. Seu objetivo é facilitar a troca de informações e identificar mudanças repentinas. Sua principal característica é o seu potencial colaborativo, já que permite que várias pessoas ligadas ao projeto participem de sua criação. Mas é preciso cuidado para que o projeto não seja simplificado ao extremo e não leve em consideração o cenário em que está inserido.
Agora você já sabe algumas das principais metodologias de gestão de projetos, da mesma forma, você tem uma ideia de como trabalhar com cada uma delas. O que cada uma pode fazer por você, quais suas
vantagens e os contras.
Bem, você já está começando a ter o conhecimento necessário para se estabelecer como gestor de projetos. Lembramos que aqui demos apenas “uma pincelada” em cada uma delas.
Escolher a que melhor se adapta à sua realidade é uma outra tarefa. Se precisar de ajuda, pode contar com gente!