Os métodos para gerenciamento de tempo podem ser ferramentas importantes para aumentar a sua produtividade ou da sua equipe.
Além disso, ajudam a administrar as prioridades e podem contribuir para a felicidade geral no ambiente de trabalho, já que organizam demandas e tornam a rotina mais eficiente, diminuindo aquela sensação de terminar o dia deixando muitas pendências.
Mas todas as metodologias têm seus prós e contras. Antes de escolher uma delas para sugerir ao time, vale a pena entender como funcionam e analisar se atendem aos objetivos e aos perfis de cada um.
Método Pomodoro:
O que é? Intercalar 25 minutos de foco em uma única tarefa (sem interrupções) com intervalos de cerca de 5 minutos de descanso. A cada quatro períodos completos, deve-se tirar um intervalo maior de até 30 minutos.
Prós: é uma boa estratégia para casos excepcionais, como prazos apertados ou que precisem de muita concentração.
Contras: na prática, é pouco provável que alguém programe o relógio todo dia para tocar a cada 25 minutos. E ficar um tempo sem nenhum tipo de interrupção é quase impossível.
Metas SMART:
O que é: a técnica ajuda a definir objetivos e o tempo necessário para realizá-los.
Prós: transformar objetivos vagos em ações práticas. As metas podem ser fixadas conforme as fases de um projeto, em vez de “escrever proposta para o cliente”, o ideal seria fragmentar as tarefas até a data da entrega. Cada tarefa realizada se torna um alívio, já que é menos uma “pendência”.
Contras: o método funciona bem para trabalhos individuais, porém, se for em equipe pode causar frustrações, principalmente, em quem é mais disciplinado.
5W2H:
O que é: esse método permite avaliar cada tarefa a partir de sete perguntas, cujas iniciais formam a denominação 5W2H. As respostas permitem ter uma noção do que é necessário para completar uma atividade, sobretudo o tempo que demandará.
Prós: a técnica é considerada bastante útil para definir prioridades e planejar projetos, já que avalia problemas e soluções, e ainda quando se busca oportunidades de melhoria em um processo.
Contras: nem sempre haverá respostas imediatas para todas as perguntas, o que pode ter um efeito contrário ao esperado: tomar mais tempo.
Sistema Kanban:
O que é: o Kanban é uma técnica japonesa usada para acompanhar a realização de tarefas dentro de um fluxo de trabalho. Em um quadro, é feita uma tabela com três colunas, denominadas “Por Fazer”, ”Em execução” e “Feito” (Done). Em cada uma das colunas devem ser colados cartões com o nome das tarefas, que vão avançando para a coluna seguinte conforme vão sendo realizadas.
Prós: expor as atividades não iniciadas para que não sejam esquecidas e permite que a equipe toda acompanhe as tarefas que estão em realização, estimulando a colaboração. E quanto mais cartões na última coluna, maior a sensação de dever cumprido.
Contras: por ser, basicamente uma forma de monitoramento, a ferramenta não traz indicativos da qualidade do que foi realizado, o que pode gerar retrabalho.
Método GTD (Getting Things Done):
O que é: consiste em listar todas as atividades que devem ser realizadas (coletar), dividir em grupos conforme a necessidade de ação imediata (processar), reagrupar por tipo, cliente ou outra maneira fácil de identificar (organizar), analisar o que foi listado e fazer eventual ajuste (revisar) e, por fim, executar as que foram priorizadas (agir).
Prós: esse método é semelhante à maneira como o cérebro processa informações e planeja ações no mundo real: listar e organizar todas as atividades seria uma maneira de limpar a desordem mental
Contras: a grande quantidade de atividades pode causar ansiedade. Por ser baseado em objetivos diários, o GTD exige motivação e disciplina para ser eficaz. Metas pessoais ou projetos de médio e longo prazo podem ser deixadas em segundo plano, o que não favorece o work-life balance.
Matriz de Eisenhower:
O que é: é uma matriz com quatro quadrantes e dois eixos: um de importância e outro de urgência, as tarefas classificadas como urgentes e importantes devem ser priorizadas. As importantes e não urgentes devem ser agendadas. As urgentes, mas não importantes devem ser delegadas, enquanto as que não são nem urgentes nem importantes podem ser adiadas ou eliminadas.
Prós: é um método util para quem tem “uma pilha” de coisas para fazer e não sabe por onde começar.
Contra: mesmo com algumas tarefas sendo agendadas ou eliminadas, é como se o quadrante urgente ficasse “piscando”, gerando maior pressão e estresse.
Independentemente do modelo escolhido por você ou pelos membros da sua equipe, é importante levar em consideração os tempos de intervalo e descanso.
Além disso, é fundamental levar em consideração o relógio biológico: se você é uma pessoa diurna, por exemplo, o ideal é que as tarefas urgentes e mais complicadas sejam deixadas para este horário. Para os mais ansiosos, a dica também é executar as tarefas mais importantes primeiro.
E para te ajudar a gerenciar a sua equipe, conte com o nosso time de especialistas em gestão de RH. Para saber mais, acesse o nosso site.